Privacybeleid

Het zorgvuldig omgaan met de persoonsgegevens van cliënten en zijn/haar ouder(s) en/of verzorger(s) heeft een centrale plaats bij praktijk BeleefRijk. Op een goede en professionele manier omgaan met de gegevens van cliënten is het uitgangspunt bij de hulp die er wordt geboden. Daarbij hoort ook het beschermen van de persoonlijke informatie van de cliënten.

De persoonsgegevens worden door praktijk BeleefRijk altijd uiterst zorgvuldig bewaard. Middels dit document wordt inzichtelijk op de wijze waarop het privacybeleid binnen praktijk BeleefRijk is geregeld, zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Alle professionals, werkzaam bij praktijk BeleefRijk, zijn vakbekwaam en werken als beroepsbeoefenaar met een beroepsgeheim. Vanuit de verantwoordelijkheid van de praktijkhouder is het recht op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens geregeld op basis van de Wet op geneeskundige behandelovereenkomst (WGBO). De WGBO ligt aan de basis van alle zorgverlening. In de WGBO staan de rechten en plichten van cliënten die zorg krijgen. Een belangrijk begrip in de WGBO is ‘informed consent’. Zorgverleners mogen alleen handelen als zij toestemming hebben van de cliënt.

1. Persoonsgegevens

Praktijk BeleefRijk verwerkt uitsluitend persoonsgegevens welke noodzakelijk zijn voor:

  1. de psychomotorische therapie, speltherapie, gezinstherapie, therapie met paarden, spelagogiek, ouderbegeleiding of ondersteuning ervan;
  2. de bedrijfsvoering van BeleefRijk; zoals het verstrekken van persoonsgegevens aan bijvoorbeeld accountant, Zilliz / Landmerc voor elektronisch clientendossier, zorgverzekeraars en/of gemeente.

Welke gegevensstromen zijn er?

  1. het elektronisch cliënten dossier ofwel klantenadministratie via Zilliz / Landmerc;
  2. de personeelsadministratie via zilliz / Landmerc;
  3. debiteuren- en crediteurenadministratie;
  4. online communicatiemiddelen (zoals e-mails; beveiligd en onbeveiligd, website, sociale media).

Samenstelling persoonsgegevens:

Gegevens, die door BeleefRijk kunnen worden verwerkt en worden opgenomen in het dossier, zijn:

  1. persoonsgegevens van de cliënt en zijn familie, die zowel digitaal als handmatig in het dossier worden vastgelegd;
  2. beeld en/of geluidsopnames, worden alleen gemaakt met toestemming van de cliënt en ouder(s)/verzorger(s) ten behoeve van de therapie;
  3. financieel / administratieve gegevens, zoals bij vergoedingen.

De volgende persoonsgegevens worden vastgelegd in het cliëntendossier:

  • NAW gegevens: naam, adres, postcode, woonplaats van de cliënt(en)
  • Geboortedatum van de cliënt(en)
  • BSN nummer (reden: zorgverzekeringswet en Jeugdwet)
  • Gezinssamenstelling en geboortedata van broer(s) en/of zus(sen)
  • Telefoonnummer en e-mail van de cliënt(en)
  • Gegevens van doorverwijzer
  • School van de cliënt(en)

Bij minderjarige cliënten:

  • Naam, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer, e-mailadres en beroep van beide ouders

Daarnaast worden de volgende bijzondere persoonsgegevens vastgelegd:

  • Gegevens over medische gezondheid.

Indien dit in belang is van de behandeling, worden ook de volgende bijzondere persoonsgegevens vastgelegd:

  • Godsdienst of levensovertuiging;
  • Zaken m.b.t. de seksualiteit;
  • Mogelijke strafrechtelijke gegevens zoals een melding bij Veilig Thuis, begeleiding door jeugdzorg, geweldconflicten in het gezin.

Het Burger Service Nummer (BSN nummer)

Het BSN nummer mag door organisaties buiten de overheid alleen worden vastgelegd als dit in een wet is bepaald en alleen voor het doel dat in de wet staat omschreven.

De praktijkhouder, Eva Simmelink, is werkzaam in het kader van de Zorgverzekerings-wet en de Jeugdwet, waarmee het vastleggen van het BSN nummer gegrond is. De declaratie in het kader van de aanvullende zorgverzekering valt niet onder de Zorgverzekeringswet en is geen grond voor het gebruik van het BSN. 

Mail

Mails welke persoonlijke, client inhoudelijke en/of gevoelige informatie bevatten, worden altijd per zorgmail verstuurd. Met ZorgMail Secure e-mail kan deze informatie op een veilige manier worden verstuurd, volgens de strenge eisen welke door de huidige wet- en regelgeving wordt opgelegd.

Persoonlijke werkaantekeningen

Persoonlijke werkaantekeningen ten behoeve van het eigen functioneren worden gemaakt en die niet aan derden worden overgedragen, worden niet gerekend onder verwerking persoonsgegevens.

2. Doeleinden vastleggen van persoonsgegevens

Doeleinden van vastleggen persoonsgegevens

Behalve de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming), zijn de WGBO, de beroepscode van de beroepsvereniging en internationaal Verdrag inzake de Rechten van het Kind (IVRK) voor de praktijk BeleefRijk van toepassing. Deze zijn van invloed op de doeleinden waarvoor praktijk BeleefRijk persoonsgegevens vastlegt. Om die reden gaat de praktijk als volgt om met persoonsgegevens om:

  • Dossierplicht

Op grond van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) is praktijk BeleefRijk verplicht een cliënten dossier bij te houden.

  • Bewaartermijn

De hoofdregel voor het bewaren van medische dossiers staat in de WGBO. Dat is 20 jaar, gerekend vanaf de datum dat het kind 18 jaar wordt. De termijn kan langer zijn indien dit noodzakelijk is met het oog op de behandeling (bijvoorbeeld indien iemand een chronische ziekte heeft). Deze wet regelt dat mensen het recht hebben om hun zorgverlener te vragen om de gegevens eerder te vernietigen. Hieraan zal dan ook gehoord worden gegeven, tenzij een bepaald voorschrift of specifieke wet bepaalt dat de gegevens bewaard moet blijven. Bijvoorbeeld omdat de gegevens nodig zijn voor het leveren van zorg.

Zodra de cliënt een verzoek om vernietiging kenbaar maakt, heeft praktijk BeleefRijk 3 maanden om aan dit verzoek voldoen. Wanneer er niet kan worden voldaan aan het vernietigen van de gegevens wegens bovenstaande reden, zal praktijk BeleefRijk het de cliënt schriftelijk laten weten waarom. Wanneer er alleen een deel van het dossier wordt verwijderd, dan wordt dit in het dossier vermeld.

  • Beroepsgeheim

Alle professionals bij praktijk BeleefRijk werken op grond van de beroepscode en het wettelijk geregeld (medisch) beroepsgeheim een geheimhoudingsplicht.

  • Minderjarigen

Volgens de patiënten rechten uit de WGBO komen de wilsbekwame minderjarige tussen 12-16 jaar zelf en de ouder(s) met gezag toe.

Ouder(s) van minderjarigen tot 16 jaar hebben medebeslissingsrecht over de behandeling. Ouders hebben recht op informatie en inzage in het dossier, wanneer dit gekoppeld is aan het medebeslissingsrecht voor de behandeling.

Er bestaat een uitzondering op dit inzagerecht, namelijk wanneer de professional van mening is dat de uitoefening van bepaalde patiënten rechten indruist tegen het belang van de patiënt. Wilsbekwame patiënten van 12 jaar en ouder zijn zelf bevoegd om toestemming te verlenen voor doorbreking van de geheimhouding.

3. Toegang tot cliëntendossiers

Wie heeft er toegang tot de cliëntdossiers?

De praktijkhouder van praktijk BeleefRijk heeft toegang tot alle dossiers, digitaal en papierenversie, welke vanuit de beroepscode met beroepsgeheim wordt hanteert. Daarnaast onderhouden professionals werkzaam bij praktijk BeleefRijk, eigen dossiers betreffende cliënten die zij onder behandeling hebben.

Tijdens intervisies wordt casuïstiek besproken, maar dit gaat anoniem en onherkenbaar. Stagiaires hebben alleen toegang tot persoons- en zorggegevens onder verantwoordelijkheid van de praktijkhouder.

Verwerking en verstrekking van persoonsgegevens

Voor het verwerken van de (financiele) administratie worden gegevens doorgestuurd naar;

  1. De zorgverzekeraar; persoonsgegevens worden op de factuur vermeld.
  2. De Gemeente; persoonsgegevens, inclusief BSN nummer wordt in de beveiligde omgeving van Vecozo verwerkt. Dit houdt in dat gegevens zo verwerkt worden dat gegarandeerd is dat ze slechts toegankelijk zijn voor degene die daartoe geautoriseerd zijn.
  3. Zorg voor jeugd; vanuit de Wet verwijsindex risico’s jeugdigen is BeleefRijk verplicht deel te nemen aan de Landelijke Verwijsindex Risicojongeren (VIR) middels het signaleringssysteem Zorg voor Jeugd.

VIR is een landelijk digitaal systeem dat risicosignalen van hulpverleners over jeugdigen (tot 23 jaar) vanuit de lokale en provinciale verwijsindexen bij elkaar brengt.  Door de meldingen in de verwijsindex weten hulpverleners sneller of een jeugdige ook bekend is bij een collega elders in het land. Wanneer meldingen die in lokale verwijsindexen gedaan worden over dezelfde jeugdige brengt de landelijke verwijsindex door berichtenverkeer naar de lokale verwijsindexen weer bij elkaar.

  1. CBS; in de jeugdwet is vastgelegd dat er betrouwbare gegevens beschikbaar moeten zijn over het gebruik van jeugdhulp, de inzet van jeugdbescherming en jeugdreclassering en over huiselijk geweld en kindermishandeling. Het Centraal Bureau van Statistiek stelt al deze informatie elke half jaar samen. Voor alle zorg die wordt geleverd in het kader van de Jeugdwet in natura wordt aan de praktijkhouder gevraagd gegevens aan te leveren.
  2. De accountant, boekhouder, Zilliz/Landmerc.

Verwerkersovereenkomsten

Praktijk BeleefRijk heeft met verwerkers behorende onder e. van ‘Verwerking en verstrekking van persoonsgegevens’, verwerkersovereenkomsten gesloten die voldoen aan de AVG wet (Algemene Verordening Gegevensbescherming).

Informatieverstrekking aan derden

Aan de cliënt en zijn ouder(s)/verzorger(s) wordt vooraf, middels het ondertekenen van de behandelingsvoorwaarden (bij start van de behandeling), digitaal toestemming gevraagd voor het verstrekken van informatie aan derden, zoals o.a. school, huisarts, verwijzer. Ze worden vooraf op de hoogte gebracht van het doel van de informatieverstrekking en de inhoud ervan.

Ook in evaluatiegesprekken met ouder(s)/verzorger(s) en verwijzer(s) wordt er rekening gehouden met de privacy van de cliënt.  Alle informatie voortkomend uit gesprekken, mailcontact, eindverslagen of andere vormen van verslaglegging mogen niet worden ingezet bij juridische procedures. 

Inzage in dossier

De cliënt en zijn ouder(s)/verzorger(s)hebben het recht om het dossier in te zien. De aankondiging tot het willen inzien van het dossier wordt vooraf door ouder(s)/verzorger(s) en/of cliënt kenbaar gemaakt. Het inzien van het dossier gebeurt in bijzijn van de praktijkhouder.

Beveiliging van persoonsgegevens

Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd?

  • Er wordt gewerkt met een digitaal cliëntendossier. Dit is geregeld middels Zilliz / Landmerc, een beveiligd online cliëntendossierprogramma.
  • Als er daarnaast ook wordt gewerkt met een papieren cliëntendossiers en persoonlijke werkaantekeningen. Deze worden in een afgesloten archiefkast bewaard.
  • Er worden automatisch back-up’s gemaakt van de cliëntbestanden.
  • Doordat er regelmatig de laatste versie update van de software wordt geïnstalleerd, wordt software optimaal beveiligd.
  • Bij ambulant werk (zoals een schoolobservatie, gezinsbezoek of het werken op een externe locatie) wordt er zorgvuldig omgegaan met de cliëntgegevens (zowel digitaal als papierendossier). De auto wordt gesloten en de computer is beveiligd met een wachtwoord.

De volgende externe personen of bedrijven hebben toegang tot de persoonsgegevens:

  • Zilliz/ Landmerc, boekhouder, accountant, Kikmc webhosting.

Cookie gebruik

De website van BeleefRijk maakt gebruik van cookies. Dit doen wij om de gebruiksvriendelijkheid en het surfen op onze website makkelijker te maken. Verder kunnen wij op deze wijze meten hoe onze site wordt gebruikt en hoe deze nog verder kan worden verbeterd.